기관의 성과공유회는 발표 자료와 발표자가 같이 보여야 하는 행사입니다. 그런데 이번 행사장 라운지는 벽이 책장이고 천장이 격자망이라 무대가 없었고 발표자가 설 자리와 배경부터 만들어야 했습니다. 이런 행사에서 담당자가 정할 것은 참가자 발표 순서와 참석 인원, 백월 문구 등인데, 답사 뒤에 저희가 세팅 도면으로 정리했습니다.
성과공유회 대행 전 답사 때 확인 사항은?
항상 행사대행 전에는 사전 답사를 진행합니다. 천장 높이, 조명 레일 위치, 전원 콘센트 수, 반입 경로, 스피커와 백월 위치 등을 확인합니다.
이 라운지는 천장이 격자망이고 스포트 조명 레일이 그 바로 아래를 지납니다. 트러스를 천장에 붙이면 그 조명이 현수막 윗단에 바로 비쳐 그 부분 색이 하얗게 뜨기 때문에 프레임 높이를 레일 아래로 잡았습니다.
책장 앞은 프레임이 벽을 대신합니다. 현수막을 책장에 바로 붙이면 칸이 뒤에서 비쳐 보입니다. 전원은 이 규모라면 라운지 콘센트로 충분해 발전차나 분전반 작업이 필요 없었고 크루 두 명이 오전에 들어가 2시간 안팎이면 백월부터 화면까지 설치가 끝납니다.
백월과 연단은 어떤 규격으로 세웠나요?
박스트러스 프레임에 인쇄 현수막을 팽팽하게 걸어 백월을 만들고 연단은 백월 왼쪽으로 비켜 세웠습니다. 연단을 정면에 두면 발표자 몸이 그래픽 절반을 가리기 때문입니다.
연단 앞판에는 같은 디자인의 폼보드 사이니지를 붙여 백월과 색과 서체를 맞췄습니다. 마이크는 연단 옆 스탠드 마이크 둘입니다. 창작자 여럿이 백월 앞에 나란히 서는 순서가 있어 하나로는 모자라기 때문입니다. 스피커도 스탠드에 올려 백월 옆에 세우면 됩니다.
이날은 어떤 순서로 진행했나요?
오전에 들어가 백월, 연단과 음향, 화면 순으로 세우고 발표자 리허설을 거쳐 본 행사 순서로 갑니다. 시각 기록이 없는 현장이라 순서만 적습니다.
순서 | 한 일 | 확인한 것 |
|---|---|---|
입고 · 백월 | 트러스 프레임 조립, 현수막 걸기 | 레일 조명 빛이 현수막 윗단에 직접 비치지 않는 높이 |
연단 · 음향 | 연단과 사이니지, 스탠드 마이크 2, 스피커 스탠드 | 스탠드 마이크와 스피커 간 하울링 |
화면 | 벽면 발표 화면 송출, 연단 노트북 연동 | 발표 자료 비율과 글자 크기 |
리허설 | 발표자 동선, 창작자 소개 순서 | 객석 뒷줄에서 화면이 읽히는지 |
본 행사 | 사업 성과 발표, 창작자 소개 | 기록 촬영 위치 |
발표 화면과 기록 촬영은 왜 백월과 갈랐나요?
백월은 기념 촬영 배경이고 화면은 발표 자료를 읽는 용도라 역할이 다르기 때문입니다. 분홍 바탕 현수막에 프로젝터를 쏘면 글자가 배경색에 가려 안 읽히고 백월 앞에 카메라를 세우면 통로가 막힙니다.
그래서 화면은 백월 오른쪽 벽면에 따로 띄웠습니다. 객석 어디서든 고개를 돌리지 않고 발표 자료와 발표자를 같이 볼 수 있는 자리입니다. 카메라는 객석 맨 뒤 삼각대 한 자리로 보냈습니다. 발표 자료는 전날 받아 화면 비율을 맞추는 것이 기준이고 USB 백업본은 연단에 같이 올려 둡니다. 창가 네온 문구와 벽면 사진 벽은 발표 전후에 참석자가 둘러보는 전시 자리입니다.
기관 성과공유회 담당자가 회의 전에 정해 둘 것은?
아래 항목이 정해져 있으면 답사 한 번 뒤에 세팅 도면을 그릴 수 있습니다.
발표 순서와 발표자 수(마이크 채널 수가 여기서 정해집니다)
참석 인원
백월 문구와 기관 로고 파일. 현수막 인쇄 마감은 일주일 전입니다
기록 촬영본을 결과 보고에 쓸지 여부
됩니다. 트러스 백월과 연단, 스피커 스탠드로 발표 자리를 만듭니다. 천장 높이와 전원 위치를 답사에서 확인하면 당일 세팅은 두 시간 안팎입니다.
화면 송출과 기록 촬영을 함께 준비합니다. 발표 자료는 행사 전날까지 받으면 화면 비율에 맞춰 확인하고 촬영본은 행사 뒤 결과 보고 자료로 쓰실 수 있는 형태로 정리합니다.
기관·기업 발표 행사나 성과공유회 행사가 궁금하시다면 행사문의로 알려 주세요. 행사 성격과 환경에 따라 맞춤형 상담을 진행해 드리겠습니다.
