행사 부스 설치 체크리스트, 전시회·박람회 전력과 바람·동선 점검

기획서에서 완벽하던 부스가 현장에서 무너집니다. 대개 차단기 용량과 바람이 원인입니다. 부스 행사 사고의 대부분은 화려한 곳이 아니라 기본에서 납니다. 전시회와 박람회, 야외 부스 설치 전에 점검하는 다섯 영역을 정리했습니다.

1. 전력은 무엇을 점검하나요?

부스 수십 동이 서면 작은 발전소가 필요해집니다. 몽골천막 오십여 동이 선 현장을 예로 들면 이렇습니다. 시음 부스마다 커피 머신과 냉장고가 돌아가는데 전열 기구가 겹치는 순간 차단기가 내려갑니다.

차단기 하나가 내려가면 행사 절반이 멈춥니다. 분전반 위치를 먼저 확인하고 회로를 나눕니다. 이벤트용 전력과 운영용 전력을 분리하는 것이 기본이고 부스별 사용 기기 목록을 사전에 걷는 이유가 이것입니다.

2. 바람 대비는 어떻게 하나요?

우선 야외 천막의 최대 리스크는 바람이고 천막은 구조상 바람을 안는 형태입니다. 하단 지지대에는 모래주머니를 깝니다. 20kg급 네 개가 한 동의 기준 감입니다.

프레임은 강철 와이어로 이중 결속합니다. 바람 예보가 있는 날은 현수막과 배너를 먼저 내리는데 펄럭이는 것부터 사고가 시작되기 때문입니다.

3. 실내 박람회는 무엇이 다른가요?

먼저 경쟁 속의 부스라는 점이 다른데 수십 개 업체가 한 홀에서 시선을 다툽니다. 멀리서 읽히는 시인성이 첫 번째 조건입니다. 천장이 높은 홀이라면 상단 구조물이 답이 됩니다.

트러스에 스포트라이트를 걸어 부스를 밝히는 방식입니다. 관람객이 진입로에서 처음 보는 시야각을 계산해 배치하고 브랜드 컬러를 프레임에 입혀 통일감을 만듭니다.

4. 부스 안 동선은 어떻게 짜나요?

목적에서 거꾸로 짜는데 채용 박람회라면 원서 작성대와 상담석, 공고 게시판 순서입니다. 들어와서 나가기까지의 행동을 순서대로 배치합니다. 체류형 부스는 대기 줄 공간을 안에 넣습니다.

줄이 통로를 막으면 옆 부스와의 분쟁이 되고 운영요원의 자리도 동선 위에 미리 그려 둡니다.

5. 제작형 부스는 무엇을 지키나요?

현장 제작을 최소화하는 것이고 맞춤 목공 부스도 구조물은 사전 제작 후 반입합니다. 현장은 조립과 마감만 하는 자리로 남겨 둡니다. 현장 제작이 길어지면 다른 팀 일정을 잡아먹습니다.

반입 차량 규격과 화물 동선도 제작 단계에서 확인하고 완성된 구조물이 문을 못 통과하는 사고는 실제로 일어납니다.

다섯 영역을 점검표로 만들면?

다섯 영역을 설치 전 점검표로 옮기면 아래 표가 됩니다. 반입 전날까지 이 표가 채워져 있어야 현장에서 손이 빕니다.

부스 스태프는 어떻게 배치하나요?

부스 하나에 필요한 사람은 역할로 세는데 상담 담당과 안내 담당이 기본입니다.

체험형 부스는 진행요원이 더해지는데 경품이나 배포물이 있으면 관리 스태프도 필요합니다.

교대 계획도 함께 짜는데 종일 서 있는 부스 근무는 오후에 힘이 떨어집니다. 두세 시간 단위 교대표를 미리 만듭니다. 식사 시간에 부스가 비지 않게 겹쳐 짜는 것이 요령이고 스태프 계획이 없으면 오후 부스가 조용해집니다.

철거와 반납은 어떻게 하나요?

철거는 설치의 역순이고 전기 차단이 첫 순서입니다. 장식물과 소품을 걷고 구조물을 해체합니다. 전시장은 철거 시간대가 지정된 경우가 많습니다.

그 시간을 넘기면 추가 비용이 발생합니다.

반납 목록도 미리 만들어 두는데 대여 집기와 장비를 품목별로 확인합니다. 파손이나 분실이 있으면 그 자리에서 정리합니다. 남은 배포물과 경품의 처리도 계획에 넣는데 철거 계획까지가 부스 운영의 마지막 항목입니다.

다음 단계

부스 수와 참여 업체 기기 목록을 먼저 모아 보십시오. 그 둘을 행사 문의에 적어 주시면 전력 배분과 안전 보강이 담긴 설치 계획을 받아볼 수 있습니다.

관련 가이드

행사 전체 기획의 업체 선정은 행사대행업체 선정 기준에서 다룹니다. 소규모 예산 행사의 부스 구성은 마을 행사 예산 구성 가이드와 이어집니다. 문의는 행사 문의로 남기실 수 있습니다.